Zamknij

Zarządzanie zespołem w sytuacjach kryzysowych

Mądre zarządzanie zespołem przez kryzys, jaki został wywołany epidemią wirusa stało się nieodłącznym elementem niezliczonych szkoleń online. Wiele firm zostało postawionych przed faktem przeorganizowania się na tryb pracy zdalnej. O ile wśród pracowników niższego szczebla, praca z domu wywołała uśmiech na twarzy. O tyle menedżerowie i osoby zarządzające z niepokojem patrzą na kolejne etapy wdrażania środków zapobiegawczych na wypadek szerzenia się epidemii. Tak zwany home office jest świetnym rozwiązaniem, ale nie w przypadku całego zespołu, czy całej firmy. Postaram się odpowiedzieć na dwa kluczowe pytania. Jak poradzić sobie przy zarządzaniu zespołem w sytuacjach kryzysowych, czyli pracy zdalnej? Oraz jak przy braku fizycznego kontaktu nie stracić efektywności działań i motywacji swojego zespołu? Jeśli Twój zespół od dawna pracuje zdalnie, to zdecydowanie wiesz jak nim zarządzać. Jednak polecam ci zapoznać się z tekstem, chociażby dla wymiany poglądów w komentarzach. Zapraszam!

Nikogo nie ma w firmie, czyli nikt nie pracuje

Firmy, które już wcześniej wprowadziły możliwość pracy zdalnej, mają w obecnej sytuacji najłatwiej. Zarządzanie zespołem może należeć do przyjemności. Po pierwsze. Posiadają już sprawdzona infrastrukturę do delegowania i monitorowania zadań. Po drugie. Menedżerowie doskonale zdają sobie sprawę na kogo i w jakim stopniu mogą liczyć. Oczywistą sytuacją jest, że dla osób zarządzających liczy się efekt pracy zespołu, tym samym wypracowane wyniki. Niezależnie od panujących sytuacji “za oknem”. Struktura firmy to organizacja nastawiona na dbanie o klienta i przynoszenie zysków. Więc nie ma nic w tym dziwnego, że nawet przy pracy zdalnej menedżerowie oczekują pełnego zaangażowania w generowany wynik.

Zarządzanie zespołem przy pracy zdalnej

Największym wyzwaniem przy organizacji pracy zdalnej jest komunikacja wewnątrz zespołu. Rozmowy, spotkania, daily, które na co dzień mają naturalne miejsce w biurze. W firmie pracującej zdalnie wymagają wdrożenia konkretnych procedur. Wręcz niezbędne jest ustalenie zasad dotyczących funkcjonowania zespołu w takich warunkach. Najważniejszym zadaniem, jakie możesz rozpocząć jest nie tylko rozsądne zarządzanie zespołem, ale przede wszystkim zapanowanie nad chaosem.

Usystematyzuj godziny pracy

Zespół powinien pracować w konkretnych godzinach, np. zaczynać pomiędzy 7 a 9, tak jakby pracowali z biura. Sporym błędem jest dopuszczenie swobodnego dysponowania czasem pracy. Zasada pierwsza powinna brzmieć jasno, że pracujemy w godzinach, w których pracują nasi klienci. Z oczywistych względów firmy, które są zależne od komunikacji z osobami z zewnątrz, powinny wybrać ten wariant. W przypadku pracy nad własnym produktem czas może zostać rozdysponowany pomiędzy team leader’ami lub pracownikami. Wtedy możesz postawić na pracę w charakterze stricte zadaniowym.

Każdy dzień zacznij od wideo rozmowy

Zacznij swój dzień z zespołem od przywitania się i porannego call’a. Ważne jest, aby podczas spotkań wszyscy uczestnicy mieli włączoną kamerkę. Zakładam, że codziennie w firmie spotykacie się, aby omówić najważniejsze tematy. Tak w przypadku home office równo o 9 zbierz cały zespół, aby porozmawiać, nad czym dziś pracujecie. Koniecznie wyznacz osobę prowadzącą spotkanie, ale również pozwól wypowiedzieć się innym uczestnikom. Tak, aby każdy mógł wziąć czynny udział w dyskusji. Rozdzielcie priorytety i zadania, to bardzo ułatwi pracę wszystkim zaangażowanym w projekt. Jeśli pojawią się pomysły, które nie dotyczą całego zespołu, rozdziel ewentualne dalsze spotkania na mniejsze grupy robocze. Podział na mniejsze teamy ma na celu odblokowanie pracy osób, które nie są wymagane przy danym projekcie. Mogą wrócić szybciej do wykonywania swoich obowiązków.

Opanowana komunikacja zespołu

Zarządzanie zespołem, to nie tylko przydzielanie zadań. Przenieś komunikację wewnętrzną z maila na komunikator np. Microsoft Teams lub Slack. Bardzo ważną sprawą podczas pracy zdalnej jest zapewnienie ciszy komunikacyjnej. Jeśli wysyłasz dużo maili do swojego zespołu, z dużym prawdopodobieństwem pozbawiasz ich możliwości skupienia się na swoich zadaniach. Dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie godzin, podczas których, ani ty, ani twoi współpracownicy nie będą dostępni. Oczywiście w nagłych przypadkach zostaje telefon, jednak powinien być używany naprawdę w nagłych przypadkach. Dobrym sposobem jest wykształcenie nawyku swojego zespołu, aby codziennie rano przed rozpoczęciem najważniejszych zadań w ramach “rozruchu” czyścili swoją skrzynkę pocztową. Oczywiście nie oznacza to, że w ciągu dnia mają pozostawić wiadomości bez odpowiedzi. Dobrą praktyką jest odpowiadanie na maile falami, w pół godzinnych blokach, po wykonaniu np. dwóch ważnych zadań. W takim układzie bardzo łatwo jest oddzielić pracę od pisania maili.

Efektywność działań i motywacja zespołu

Największym wyzwaniem przy organizacji pracy zdalnej jest komunikacja wewnątrz zespołu. Rozmowy, spotkania, daily, które na co dzień mają miejsce w biurze naturalnie. W firmie pracującej zdalnie wymagają wdrożenia konkretnych procedur. Wręcz niezbędne jest ustalenie zasad dotyczących funkcjonowania zespołu w takich warunkach. A najważniejszym zadaniem, jakie możesz rozpocząć, jest zapanowanie nad chaosem.

Nie oznacza, żeby całkowicie zrezygnować z monitorowania czasu pracy. Monitorowanie jest potrzebne, ale w zakresie ile godzin pochłaniają poszczególne projekty czy zadania. Możesz szybko reagować jakie zadanie się przeciąga i dlaczego. Po raz kolejny powtórzę, że monitorowanie czasu powinno służyć zachowaniu rentowności biznesu i optymalizacji zdań.

Najważniejsza jest kultura pracy

Pracownicy, nad którymi ciągle “wiszą” przełożeni są dużo mniej wydajni, niż osoby, od których dużo się wymaga, ale zostawia im się pewną dozę samodzielności. Ciągłe wchodzenie w przestrzeń swoich współpracowników powoduje niepotrzebny stres i napięcia wewnątrz zespołu. To droga donikąd. Widziałem w swoim życiu wiele narzędzi wdrażanych przez korporacje, które miały powstrzymać pracowników przed odwiedzaniem konkretnych stron. Monitorowaniem przerw na toaletę, czy papierosa. Oraz drugie tyle pomysłów, jak to wszystko obejść. Poza tym zdrowiej jest wymagać wykonania konkretnych zadań. Jeśli zadania nie zostały wykonane w sposób zadowalający. Ustal, dlaczego tak się stało. Wykonanie na patałacha może być spowodowane zupełnie czymś innym, niż się mogło na początku wydawać. Praca zdalna to doskonały poligon do przetestowania różnych rozwiązań i prowadzenie rozmów, które mogą zaowocować w nieoczekiwane sukcesy.

Narzędzia to nie wszystko

Najlepsze narzędzia nie pomogą, jeżeli nie wypracujesz spójnych zasad korzystania z nich, które zespół będzie respektował. Zwróć uwagę na sposób oraz częstotliwość komunikacji. Wprowadź zasadę trzech zdań. Jeśli opisanie danego zdania jest dłuższe niż trzy zdania, prościej jest zadzwonić i omówić jego wykonanie. Doprecyzowanie zadania? Najlepiej wypracować sposób komunikacji w grupie ogólnodostępnej, dla wszystkich członków zespołu. Tym sposobem inne osoby również są poinformowane, co się dzieje i na jakim etapie jest dany projekt. Tyczy się to również decyzji nie tylko menedżerów wyższego szczebla, ale również od team leader’ów.

Przede wszystkim motywacja

Zwróć szczególną uwagę na to, w jaki sposób motywujesz swój zespół. Bardzo ważne jest, aby twoi współpracownicy byli odpowiednio zachęceni do podejmowania działań. Dlatego na porannym daily lub w komunikatorze na kanale grupowym pochwal innych członków zespołu za pomoc przy czymś. To naprawdę miłe i motywujące dla całego zespołu! Stosuj otwarty system motywacji i nagród. Tak, aby każdy wiedział, że jeżeli tylko na to zapracuje, otrzyma nie tylko uznanie i uścisk dłoni prezesa, ale również odpowiednią nagrodę finansową. Nic tak nie motywuję do działania, jak dodatkowe wynagrodzenie. Oczywiście nie zawsze firma może sobie na to pozwolić, jednak warto zadbać o ten niby drobny szczegół. Gdzie normą są karty multisport, prywatna opieka zdrowotna, czy owocowe środy.

Zarządzanie zespołem – narzędzia

W ostatnim tygodniu powstało bardzo dużo list narzędzi do pracy zdalnej. Dlatego nie będę tworzył kolejnej listy 101 narzędzi do pracy zdalnej.

Z mojego punktu widzenia na uwagę zasługują Microsoft Teams, gdzie możesz przeprowadzić szybką komunikację (czaty indywidualne/grupowe, podział na zespoły). Posiada integrację z innymi aplikacjami Office 365, co pozwala na wspólną pracę na jednym dokumencie Worda czy Power Pointa. Niewątpliwym plusem jest możliwość video rozmowy oraz video wydarzenia.

W przypadku zarządzania projektami zwróć uwagę na Asana lub Trello. Obydwa narzędzia są dość proste w obsłudze. Aplikacja Asana umożliwia zarządzanie zespołami oraz projektami. Trello to proste narzędzie umożliwiające zarządzanie projektami w modelu agile. Skoro już jesteśmy przy modelu pracy agile, to niemożliwym byłoby nie wspomnieć o Jira. Zaawansowane narzędzie dedykowane zespołom agile’owym – idealne dla deweloperów i projektantów graficznych. Jira umożliwia zaawansowane monitorowanie i raportowanie projektów – na każdym ich etapie.

Do zarządzania czasem bardzo pomocny okaże się Clockify. Jest to prosta aplikacja do śledzenia czasu i grafiku, która pozwala śledzić godziny pracy w różnych projektach. Jak już wcześniej wspomniałem, warto sprawdzać w ten sposób, ile godzin pochłaniają poszczególne projekty czy zadania, aby następnie móc je odpowiednio zoptymalizować.

Jeśli chcesz więcej narzędzi, sprawdź co przygotowali Tygrysy

Centrum dowodzenia

W Selectors na co dzień korzystamy z dedykowanego rozwiązania. Mamy własny panel, a zarządzanie zespołem nie stwarza większych problemów. Własne narzędzia pozwalają nam na pewną swobodę ruchów oraz w odpowiednim stopniu daje możliwość zapanowania nad chaosem. Czego nie ma w Panelu – nie istnieje. Tutaj zbieramy wszystkie projekty, informacje o postępach, przepinamy sobie nawzajem zadania, pilnujemy progresu. Panel służy do codziennej i bieżącej komunikacji, zarówno tej wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Mamy zintegrowane skrzynki mailowe, czat oraz centrum pomocy. Monitorujemy w nim również czas spędzony nad projektami, a co za tym idzie, wyliczanie ich rentowności i poziomu skomplikowania. Korzystamy aktywnie również z Google Suite. Nie wyobrażam sobie wideokonferencji czy przesyłania dokumentów w inny sposób. Dodatkowo Drive jest naszym backupem, na wypadek awarii innych narzędzi.

“Nie ma złych zespołów, tylko źli dowódcy”

To motto przewodnie jednego z rozdziałów książki Jocko Willinka i Leifa Babina. Opisując przykład ekstremalnego szkolenia znanego jako “Piekielny tydzień”, tłumaczą rolę liderów nie tylko w wojsku, ale i zarządzaniu. Elitarne przywództwo opowiada o wyczerpującej fizycznie i psychicznie selekcji przyszłych komandosów w warunkach terenowych. Gdzie pot, krew i łzy to nie puste symbole, lecz rzeczywistość.

Godzina snu w ciągu trzech dni i ciężkie konkurencje sprawnościowe sprawiają, że niejeden mężczyzna marzący o przyszłości w elitarnej jednostce, poddał się i odpadł. Pierwsza lekcja? Ważniejsza od fizycznej wytrzymałości jest wytrzymałość psychiczna. Druga lekcja jest jeszcze ważniejsza. Pokazuje, jak ważna jest rola lidera w zespole. Warto przeczytać książkę, która dokładnie pokazuje jak ogromny wpływ team leadera, tudzież dowódcy ma na skuteczność całego zespołu.

“Przywództwo to najważniejszy czynnik mający wpływ na skuteczność zespołu. To, czy oddział wygrywa, czy nie, zależy od dowódcy – to jego nastawienie decyduje o podejściu zespołu. Lider prowadzi do świetnych wyników albo nie” – napisał Leif Babin.

svg16 min czytania

Napisz swoje uwagi

pl_PLPolish
pl_PLPolish